物流公司ISO9001認證體系文件控制程序
發布時間：2025-07-29 點擊：14
物流公司ISO9001認證體系文件控制程序
物流公司ISO9001認證體系文件控制程序1.0目的：確保與質量管理體系相關的文件不被誤用，規范文件書寫格式、制定方法、編號及版本的規則，使每份文件均有唯一的文件號碼以納入文件管理體系。確保與質量體系有關的文件都得到有效控制，使各相關場所使用現行文件的有效版本，特制訂此辦法。2.0范圍：凡本公司與質量管理體系相關之內部及外來文件均屬之。3.0職責：本程序由行政部制定及管理，相關人員配合執行。4.0定義：4.1質量手冊：有關公司經營組織與各機能之概括性、原則性之摘要說明。4.2程序文件：有關質量管理體系事務之處理方法、手段、順序等之說明。4.3作業指導書：為執行質量管理體系要求，在技術上、工作上所規定之具體方法、手段與判定要領等。4.4受控文件：是指文件的分發、變更、回收等動作皆須受到管制的文件。4.5非受控文件：是指文件的分發、變更、回收等動作不須受到管制的文件。5.0內容：5.1文件的分類。5.1.1從管制屬性可分為受控文件和非受控文件兩種。5.1.2從文件架構上分為四級：一級文件：質量手冊；二級文件：程序文件；三級文件：作業指導書；四級文件：表單、記錄、資料等。5.2文件與資料編號方法說明。5.2.1質量手冊的編號為YF-QM-001。5.2.2程序文件的編號為YF－QP－□□□。YF代表公司名稱，QP代表程序文件；最后的三個□代表該部門發放的第幾份文件。5.2.3作業指導書的編號為YF-□□-QA-□□□。YF代表公司名稱，QA代表作業指導書；其前兩個□代表部門名稱，取其部門名稱的開頭字母大寫（例如：XZ代表行政部、XS代表銷售部）；其最后的三個□代表該部門發放的第幾份文件。。5.2.4外來文件的編號以原有編號為準。如無原有編號，其編號為QS□□□□□□□。QS代表外來文件，其前面的六個□代表年月日，后面的一個□代表外來文件的文件序號。5.2.5技術圖紙的編號原則：依據產品名稱進行編號。5.2.6表單編號原則：文件編號加二位流水序號（國家或行業標準規定除外）。5.3文件版本說明：5.3.1版本編號方法：□□。前一個□表示文件的版本號（編號從A—Z），后一個□表示修訂次數（編號從0—5）。5.3.2版本說明：文件首次發行，初版為A0；文件若有少許修改時，則變動修訂次數，例如：A0→A1；文件若有重大修改或文件體系發生變動時，則變動版本號，例如：A1→B05.4文件的編寫、審查、批準及分發層次：文件名稱制 訂審 核批 準分發部門質量手冊行政人事主管管理者代表總經理各部門經理程序文件各部門經理管理者代表總經理各部門經理三級文件各部門經理管理者代表總經理各相關部門5.5文件的制定5.5.1各部門經理制定草案，經相關權責人審查（必要時經討論、會簽），總經理批準，由行政部打印和發行。5.5.2文件的修訂：由原制定部門填寫《文件變更申請表》說明原因及變更內容后，由原相關權責人審查，總經理批準后將《文件變更申請表》交至行政部, 行政部將原文件作文件修訂并作登記。5.6文件的發行5.6.1受控文件的發行：a）由行政部依據5.4的規定確定發行范圍，填寫《文件分發/回收記錄表》后，在文件每頁上蓋“受控文件”印章后，將文件發放到領用部門，并要求領用部門經理簽名確認。b）文件換版發行時，需將舊版文件回收后，方可將新版文件發放給領用部門,并且在《文件分發/回收記錄表》上登記, 舊版文件正本由行政部蓋“作廢”章，另行保存以便查閱。舊版文件的副本由行政部及時銷毀。c) 文件銷毀時填寫《文件銷毀申請單》，并經總經理批準予以銷毀。5.6.2非受控文件發行(不須蓋“受控文件”印章)a)依據外部需求由公司相關部門依據5.6.A.a節作業。b)公司相關部門將非受控文件交至外部需求者。5.7文件的使用與管理。5.7.1對質量管理體系運作起重要作用的各個場所，都應有相應有效版本文件。5.7.2受控文件應保持干凈、嚴禁涂改。5.7.3本公司未蓋“受控文件”印章的文件或蓋了“受控文件”印章再復印的文件，一律無效。5.7.4受控文件有破損、模糊或丟失等情況，相關部門可申請更換或補發。5.7.5本公司對受控文件的借閱須經管理者代表核準后方可向行政部借閱。5.7.6行政部應在《文件一覽表》標明文件最新版本狀況。5.7.7回收的舊版文件，由行政部統一銷毀處理（如用于再生紙或供參考而保留的文件，則應在文件每頁加蓋“作廢文件”印章）。5.8外來文件資料的管制：（首頁需加蓋“外來文件”印章）5.8.1對于與質量管理體系有關的外來標準，由行政部定期向提供此類標準的部門咨詢并購買，經總經理核準后，依據此辦法作業。5.8.2對于客戶提供的技術參數資料文件，由相關部門負責人同客戶聯系及時取得最新資料，經總經理核準后，交行政部依據此辦法作業。5.9電子媒體文件管理：對承載媒體不是紙張的文件控制，也應參照上述規定執行。5.10文件的申領：各部門需申領文件時要經管理者代表批準方可申領。若因破損而申領，按原分發號予以分發，并將破損文件收回銷毀；若因丟失而申領按新的分發號發放，且將原分發號作廢，管理者代表在《文件分發/回收記錄表》上簽字。5.11文件的管理： 5.11.1行政部及各部門保存的文件應有序保存，方便存取和查閱，任何人不得在受控文件亂涂亂畫，不準亂自外借，確保文件的清晰、整潔和完好。5.11.2行政部每三個月對文件進行一次全面檢查，檢查各類在用文件的有效性，發現問題及時處理。5.11.3在每年的管理評審會中，對文件進行評審，必要時予以修訂。 5.11.4技術性文件的管理要依上述管理辦法執行。6.0參考文件:（略）7.0表單：7.1《文件分發/回收記錄表》 YF-QP-001-01 7.2《文件變更申請表》 YF-QP-001-027.3《文件一覽表》 YF-QP-001-03
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