如何開展HSE管理體系審核面談?
面談是HSE管理體系審核中必不可少的環節,通過面談,審核員能從實際工作的參與者身上感受HSE管理體系的運行狀況,發現體系中潛藏的問題。而能否有效獲取這些信息,很大程度上取決于面談的技巧。進行HSE管理體系審核面談時,審核員應清楚知道本次面談的要點,并采取恰當的方式獲取自己想要的信息。
1、HSE管理體系審核面談的要點
(1)解釋面談的目的;
(2)用開放式提問來獲取詢問主題的基本情況;
(3)對回答用探索式提問作出進一步的反應;
(4)尋找事實的客觀證據;
(5)用標準及程序檢查審核的結果;
(6)用封閉式提問確認事實;
(7)記錄審核發現。
2、HSE管理體系審核面談時的注意事項
(1)明確主題,應選擇不同層次、合適的面談對象;
(2)合適的時間地點,面談應當在被面談人正常工作的時間和(可行時)地點進行;
(3)在面談以前和面談過程中應當努力使被面談人放松;
(4)面談時可首先要求接受面談的人員介紹其工作內容;
(5)面談的理由與所做的筆錄應予以說明;
(6)少說多聽,遵循2:8原則,捕捉不同談話內容的典型信息和要點信息;
(7)尊重對方,讓對方明白你已注意到對方的工作和作用;
(8)對于面談多獲得的信息,特別是涉及到數據的一些信息,還應該通過其他渠道獲取支持信息予以核實;
(9)平等相待,禮貌有好,創造輕松融洽的氣氛;
(10)避免情緒化提問、欺騙性提問及復合型提問;
(11)應當避免提出有傾向性、誘導性的問題(即引導性問題);
(12)應當和對方總結面談的結果;
(13)應當感謝對方的參與和合作。
面談時,被審核人員的狀態影響著審核結果,如何有的放矢地引導被審核人員進入松弛狀態,是需要審核員開展面談時著重注意的。當然,面談的結果并不等同于審核結果,對于面談獲取的相關信息,審核員還需進一步核實,以確定信息的真實有效。
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